La “buena práctica” para planificar el futuro financiero de un hotel – Parte 1
¿Por qué el Forecast?
Un Forecast es una predicción o cálculo previsible, de ahí la composición de su palabra en el inglés “Fore-Cast” – cálculo adelantado -.
Es un pequeño acercamiento a una realidad que podrá estar bien planificada. Detrás de este proceso, se esconde una tarea de planificación que si se realiza siguiendo unas buenas prácticas puede y debe llegar a ser el método de control financiero a seguir para cualquier negocio hotelero en periodo de Post-Coronavirus.
En las previsiones de Carla Richart, Business Development Manager de Fairmas, “Los negocios volverán a su operativa habitual, pero puede que lo habitual sea diferente”. Desde Fairmas, empresa tecnológica de soluciones BI para hoteles, se hace hincapié en que la planificación financiera empieza en cada uno de los departamentos de un hotel y esto con FairPlanner, se puede hacer.
Primeros pasos de un Forecast
En primer lugar, debemos asegurarnos que estamos manejando KPIs relevantes que se extraigan de otros sistemas de forma automática y que puedan asegurar un resultado sin errores.
En segundo lugar, aun siendo tiempos de incertidumbre, donde no contamos con una bola de cristal para predecir el futuro, sí podemos y debemos acercarnos a una posible realidad manejando previsiones o escenarios Forecast.
En tercer lugar, motivar a los equipos involucrados en la planificación, a un ciclo financiero mensual o más bien semanal, (ya que nos encontramos en tiempos inciertos) que ayudarán a reducir extraordinariamente el tiempo de inversión en tareas manuales.
Y, por último, promover liderazgo y transparencia de los datos entre equipos a través de plataformas de colaboración digitales como bien puedan ser las soluciones BI de Fairmas en planificación financiera y Revenue Management.
Aplicar buenas prácticas
Al comienzo del ejercicio financiero, todos los responsables de los departamentos que componen un hotel deben confeccionar un presupuesto donde se anoten sus objetivos financieros. Éstos se basarán en datos de su experiencia pasada y dibujarán un escenario anual con un pronóstico presupuestario que será su guía a seguir para el año que entre.
Habitualmente el presupuesto se prepara en los últimos meses del año.
A continuación, y como máximo a 31 de diciembre, el presupuesto se debe oficializar. Éste será un escenario presupuestario donde no se podrán realizar modificaciones.
Como vemos en el gráfico bajo estas líneas, encontramos los diferentes escenarios que se pueden crear en FairPlanner. Todos son ilimitados menos el presupuesto, que como ya hemos anotado sobre estas líneas, es un escenario oficial donde no se podrán realizar cambios.
En la representación de la imagen 1, cada casilla representa un mes. Las casillas grises representan las cifras contables, con las que se ha cerrado un mes.
Los escenarios Forecast son una combinación de los datos contables con los planificados, de forma que cada mes podemos confeccionar una mejor previsión basándonos en los datos reales del mes anterior.
Nos podremos ayudar en estos escenarios para identificar diferencias y variaciones por cada centro de coste o partida contable.
FairPlanner brinda la posibilidad de crear cualquier ajuste necesario a tiempo. Pongamos un ejemplo: disminuir el número de empleados según el número de roomnights, basado en un ratio que se calcula automáticamente cuando el Revenue Manager modifica en número de OTB pronosticado.
Cómo Planificar un Forecast en tiempos de Coronavirus
Es de obviar que las cifras de 2020 nos son referencia para poder preparar un Forecast para este año. Sin embargo, si podemos y debemos realizar ajustes sobre un Forecast inicial que se ajuste más a la realidad:
El departamento de Rooms Division debe ajustar el Forecast de ocupación, con número de habitaciones ocupadas y ADR por segmento de mercado.
Para planificar con mayor exactitud, deberá ajustar el ADR (ingreso de habitaciones diario) con Advanced Revenue Planner. Con la ayuda de la interfaz al PMS, se conocen cuáles son las OTB y a la misma vez se tendrá en cuenta si hay algún evento en el calendario, relevante para la afluencia de reservas en esa fecha concreta: por ej.: libre circulación entre comunidades autónomas X, Y, Z.
El director financiero o responsable de administración, tendrá en cuenta los costes e ingresos fijos y variables. Para esta tarea utilizará los ratios automáticos en FairPlanner.
Imagen 2: Dashboard Fairmas BI Solutions
Desde el nuevo Dashboard BI de Fairmas se pueden analizar las variaciones más rápidamente de forma más visual con gráficos circulares y lineales y garantizar el éxito a largo plazo.
PickupTracking proporciona el pick y otros KPIs como ADR, Roomnights, OTB pudiendo monitorizar sus variaciones en comparación con el pasado y 365 días vista en el futuro, por segmento de mercado y pudiendo validar el número de Roomnights presupuestadas en el Forecast y Budget así como su comparativa de OTB en el pasado. Además, analizar la situación e ingresos en la que nos encontramos a diferencia con el año anterior (Análisis PACE).
Nuestra misión es apoyar a los hoteleros de todo el mundo con una solución de planificación financiera específica para hoteleros en la planificación del Budgets y Forecasts. Más de 4.000 clientes de hoteles en todo el mundo ya utilizan FairPlanner.
Fairmas tiene en cuenta los estándares específicos de la industria hotelera y también ofrece más de 65 interfaces con otros sistemas para una fácil integración. Y es un componente valioso en procesos de planificación y control para más de 11.000 usuarios en todo el mundo.
Contacto: Fairmas
Carla Richart Ribes
Business Development Manager España
carla.richart@fairmas.com
Tel.: +34 611 616 086
