Vincci Hoteles, con más de 40 establecimientos hoteleros en España, Portugal, Túnez y Grecia, buscaba disponer de una única herramienta de Recursos Humanos que les sirviera en la gestión de todos los hoteles del grupo y que, además, estructurara los datos para hacer políticas de recursos humanos que situaran al empleado en el centro de la compañía.
Y eso es algo que han logrado con el software de gestión de RR.HH Nivimu. Una herramienta ágil e intuitiva capaz de amoldarse a las necesidades específicas de sus usuarios. Varela asegura que “Todo lo verdaderamente importante son las personas, pues vamos a hacer que el proceso para llegar a ellas sea mínimo y eficaz. En este aspecto, Nivimu nos ha ayudado muchísimo porque es un software que nos permite en poco tiempo hacer los trabajos administrativos requeridos en el día a día para centrarnos en políticas de RRHH que nos permitan dar ese giro hacia el centro. Cuando nuestro personal ha visto lo sencillo que es manejar la herramienta y los beneficios operativos que ha aportado, han sido capaces de adaptarse a este cambio rápidamente. «
1. Desde hace mucho tiempo las compañías están poniendo el foco en las personas como el activo más importante de la organización, adquiriendo cada vez más peso el área Soft de Recursos Humanos… ¿Qué ha supuesto para el Departamento la automatización/digitalización de toda la carga de procesos administrativos?
Tras la pandemia, nos dimos cuenta que necesitábamos dar un giro hacia las personas y ponerlas en el centro porque ahora mismo es el activo más importante que tenemos.
Para conseguirlo necesitábamos contar con un software como Nivimu, que no sólo automatiza procesos administrativos del departamento de recursos humanos ganando eficacia y agilidad, sino que a través de un sistema de Business Intelligence es capaz de estructurar los datos generados en la gestión de personal y convertirlos en información estratégica.
La tecnología de Nivimu ha supuesto un cambio cultural y de comportamiento dentro de la compañía pues nos ha proporcionado información crucial y necesaria para llevar a cabo políticas comprometidas con la salud y bienestar de los empleados, la gestión sostenible, la creación de valor y la atracción y fidelización del talento.
Todo lo verdaderamente importante son las personas, pues vamos a hacer que el proceso para llegar a ellas sea mínimo y eficaz y que no nos perdamos en papeles u hojas de Excel que luego no lleven a nada, sino que vamos a tener los resultados rápidos, para que las medidas sean efectivas y esto lo hemos hecho realidad con Nivimu.
2.Nivimu cuenta con el gestor de turnos más avanzado del mercado, ¿qué ha supuesto su implantación para la gestión diaria de la jornada laboral, así como la realización de turnos?
El Control de horario y gestión del tiempo que ofrece Nivimu no lo encontrábamos en otros softwares. Hicimos un benchmarking importante y había otras soluciones mucho más caras y despampanantes pero realmente la que nos daba la eficiencia era Nivimu.
Un hotel abre veinticuatro horas, siete días a la semana, trescientos sesenta y cinco días al año y esto requiere de unos turnos muy complicados con cambios constantes, exceso y defecto de horas, puestos vacantes… y una jefe de departamento tiene que poder gestionar esta dificultad con agilidad. Con Nivimu hemos logrado tener esa flexibilidad y simplicidad en el proceso.
También ha supuesto que el empleado tenga mucha más confianza dentro de la compañía porque no tiene que venir al hotel a consultar el cuadro horario en el corcho, no tiene que llamar a un compañero, no tiene que llamar al jefe… Es decir, el empleado en el momento que el jefe ha publicado el turno lo tiene en su móvil y es capaz de saber con anticipación cuál va a ser su turno o si ha habido un cambio de manera que no solo generamos confianza sino que le facilitamos planificarse mucho mejor a nivel personal.
Por último, a nivel operativo, el jefe departamento es capaz de hacer los turnos en el hotel Vincci Rumaykiyya o en el hotel Vincci Centrum , o en el hotel Vincci Soho de la misma manera y esto nos ha supuesto organizar los datos de tal manera que desde la oficina central yo pueda saber absolutamente en tiempo real que está pasando, cuál es el estado de vacaciones, las horas de defecto o exceso en los turnos… y valorarlo económicamente. Es decir, con ayuda del dato tienes mucha más exactitud a la hora de hacer cálculos y por lo tanto ahorras mucho dinero.
3.Para ti, como Director Global de Recursos Humanos de una compañía hotelera con más de 40 establecimientos, ¿qué ha supuesto poder visualizar y gestionar todo desde una misma aplicación?
Antes sin tener el dato unificado, sin tener un sistema de BI donde pudiera ver absolutamente todo a golpe de click, eran numerosas las horas que se perdían en comunicaciones con los hoteles hasta que te daban la información y la procesabas.
Disponer de una única aplicación que integra todo lo necesario para la gestión de los RRHH ha supuesto un ahorro de tiempo importantísimo y una mayor eficiencia en los procesos y eficacia en los cálculos, y por lo tanto en un ahorro final para la compañía.
También hemos creado una cultura de una sola herramienta para toda la compañía y esto te da, desde el punto de vista de recursos humanos, una ventaja con respecto a otros que es que todos los hoteles hacen las cosas de la misma manera. Puedo mover un jefe de departamento o mover una persona de un hotel a otro y va a hacerlo igual. No necesita una formación extra, ni amoldarse a nuevos procedimientos ya que tenemos una herramienta que vale para todo, que está estandarizada y que puede disponer de ella en cualquier departamento y en cualquier hotel con la plena confianza de que sabe manejarla.
4.Nivimu apuesta fuerte por People Analytics, ¿qué beneficios aporta en la toma de decisiones estratégica del negocio, disponer de toda la información estructurada de Recursos Humanos en un sistema de Business Intelligence?
Para nosotros tener los datos en un sistema de Bussiness Intelligence era fundamental a la hora de elegir un software y para dar este cambio que hemos dado hacia la gestión de las personas como centro de la compañía. A la hora de establecer políticas de RRHH necesitamos tener el dato estructurado, necesitamos atacar al dato seccionando muy bien nuestro personal y las necesidades que tiene por cada grupo de personas que tenemos dentro de la compañía.
Por otro lado, a nivel económico, teniendo el dato estructurado, sabiendo lo que pasa, sabiendo los costes de cada empleado en cada situación que se pueda dar… podemos hacer una analítica completa y hacer un forecast de los gastos lo que nos permite anticiparnos económicamente a lo que va a pasar y establecer una estrategia de recursos humanos global basada en unos KPIS y medir su evolución en el tiempo.
Antes, todo esto era inviable debido al volumen de datos y lo desestructurado que estaba. Tenías que consultar mil hojas a Excel y mil ficheros para poder tener un dato, ahora a golpe de clic podemos tenerlo todo y saber la evolución en el tiempo de cada indicador.
5.¿Podrías contar brevemente cuál ha sido tu experiencia en cuanto a la integración del software en los hoteles?
La integración de Nivimu ha supuesto un cambio cultural. La profesionalización de las áreas siempre cuesta porque hay una resistencia al cambio natural por parte de todas las personas.
Mucha gente lleva muchísimo tiempo haciendo las cosas de una manera y esto supone cambiarlo radicalmente. Sin embargo, Nivimu nos los ha puesto fácil al ofrecernos un software capaz de integrarse con nuestro sistema de nóminas y PMS o aportarnos una herramienta de control de horario que se adapta a la casuística que hay dentro de los hoteles y que el empleado lo pueda gestionar de una manera mucho más fluida que lo hacía antes con una hoja de excel.
En definitiva, cuando nuestro personal ha visto lo sencillo que es manejar la herramienta y los beneficios operativos que ha aportado han sido capaces de adaptarse a este cambio rápidamente.
6.A pesar de tener ADN Hotelero, cómo hemos comentado anteriormente, Nivimu ha sabido verticalizar la herramienta y penetrar exitosamente en otros sectores… Como experto de los Recursos Humanos, ¿por qué crees que esto ha sido posible?
Nivimu tiene algo que no tienen otros softwares de recursos humanos que es agilidad y esa capacidad de entender al cliente y amoldarse a las necesidades de cada momento.
Cuando decidimos implantar la herramienta había áreas que no cubrían o necesidades que surgían a posteriori. Nivimu ha sido capaz de entenderlas y amoldar el software creando nuevos apartados o soluciones que dieran respuesta a nuestras peticiones.
Esto es fundamental para cualquier empresa desde el ámbito de recursos humanos ya que necesitas un software que funcione perfectamente y se amolde a las particularidades de tu empresa o sector.
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