5 formas de reducir los gastos operativos de un hotel
El primer paso para reducir los costes operacionales y aumentar los beneficios es controlar y gestionar los gastos. El seguimiento de los gastos de servicio requiere tiempo y dedicación, pero cada mejora progresiva se suma a otra y, con el tiempo, se podrá ver un aumento real de los resultados. También se pueden utilizar los informes y análisis de un sistema de PMS para ayudar a tomar decisiones inteligentes basadas en datos.
Para comenzar a reducir los gastos de un hotel, se deben abordar primero los departamentos operativos de mayor impacto. Estas son las áreas en las que incluso un pequeño cambio supone una gran mejora. Por lo general, esto implica que hay que tener en cuenta los mayores gastos empresariales controlables, como la mano de obra, la energía y el marketing, y luego buscar formas de operar con la máxima eficiencia en todas las actividades.
- Control del gasto laboral
En la mayoría de las empresas, el personal representa una gran parte de los costes de un hotel. Algunas fuentes afirman que los hoteles deberían mantener ajustados los costes laborales entre el 20% y el 25% (sin incluir los salarios de los directivos), y otras dicen que están en el 50%. El porcentaje real probablemente varía según el tipo de alojamiento, pero la mayoría coincide en que los porcentajes son altos.
Una programación eficaz es la forma más fácil de gestionar los costes laborales. Si se tiene un exceso de personal, ¡el cronograma está costando dinero! Se debe programar cuidadosamente el personal en función de la demanda prevista. La clave aquí es recordar que cada puesto tiene un motor de demanda diferente.
Por ejemplo, los niveles de ocupación previstos y los minutos promedio que se tarda en limpiar una habitación deben coincidir con el número de gobernantas programadas, así como las entradas y salidas con la recepción, etc. Muchos hoteles incluso programan un turno de «guardia» para su personal cada semana, para que nunca se encuentre con falta de personal.
Otra forma de reducir los gastos de personal es formar a los empleados en varias funciones, especialmente en las que se relacionan entre sí. Los empleados con formación cruzada pueden hacer diferentes trabajos, cambiando según sea necesario a lo largo de un turno. La formación cruzada o complementaria puede reducir la rotación de personal, ya que los empleados utilizan más habilidades, se mantienen comprometidos y pueden trabajar más turnos. La formación complementaria optimiza los recursos de personal para que se puedan gestionar los costes laborales en épocas de mucho trabajo y mantenerse aligerado durante los periodos de crisis, como la temporada baja, una recesión económica o una crisis sanitaria. También beneficia a los empleados porque puede ayudarles a desarrollar nuevas habilidades y aspirar a nuevas oportunidades laborales.
2. Reducir el uso de energía eléctrica
Reducir el uso de la energía tiene un impacto directo en el balance final. Los hoteles gastan alrededor del 6% de los gastos operacionales en servicios públicos, de los cuales el 35% se destina a la iluminación. Por ejemplo, con iniciativas como el cambio a bombillas de bajo consumo y la formación de los trabajadores sobre el uso inteligente de la energía. Incluso una campaña de «reutilización de toallas» puede tener un gran impacto en el uso de electricidad o agua y reducir significativamente el índice de gastos.
Estar al día con el mantenimiento del alojamiento va de la mano con el ahorro de costes energéticos. Se puede crear un programa de revisión de mantenimiento mensual para que las habitaciones y las zonas comunes sean inspeccionadas regularmente. Esta inspección debe incluir la búsqueda de grietas y agujeros que puedan sellarse, así como cualquier problema emergente que pueda arreglarse antes de que el coste aumente. El mantenimiento diferido de elementos como la calefacción, la ventilación y el aire acondicionado también puede aumentar los gastos de funcionamiento a corto plazo.
3. Apoyarse en la gestión de los ingresos
La gestión de ingresos, o revenue management, en el sector hotelero no es una de las primeras cosas que vienen a la mente cuando se piensa en «costes de operación del hotel». Como herramienta que hace un seguimiento de los datos del mercado local (como el impacto que pueden tener los grandes eventos locales en la ocupación) y de las tarifas de la competencia, generalmente se considera un productor de ingresos, no una herramienta de gestión de gastos. Sin embargo, es un activo valioso para optimizar los ingresos por habitación, ya que ayuda a identificar y gestionar los principales factores de coste, como las comisiones de las agencias de viajes y otros costes de distribución.
El sistema de gestión de revenue también crea previsiones detalladas de los ingresos totales que proporcionan una orientación clara para las operaciones de un hotel, especialmente en lo que respecta a la programación del personal y la gestión del inventario. A la inversa, la previsión de la gestión de ingresos puede revelar bajadas inesperadas de la demanda que le ayuden a reducir los gastos variables y a controlar los costes laborales.
4. Volver a evaluar el software hotelero
Los costes se acumulan rápidamente cuanto más software utiliza un hotel. Para los hoteles pequeños e independientes, puede parecer imposible adquirir todo el software necesario para gestionar sus negocios. Hay software PMS para la gestión de la propiedad, el servicio de limpieza, las relaciones con los huéspedes, la gestión de los ingresos, las reservas online, el punto de venta… la lista es interminable. Si se utilizan diez programas informáticos de diez proveedores diferentes, esto supone diez facturas mensuales, diez gestores de cuentas, diez bases de conocimiento y diez dolores de cabeza para hacer un seguimiento de todo ello.
Para asegurarse de que se está utilizando el software al máximo, se debe realizar una evaluación tecnológica para identificar el software que está siendo infrautilizado o que ya no es necesario. Es posible que se pueda ahorrar dinero reduciendo el número total de proveedores y eligiendo un software de gestión de hoteles que reúna todas las funciones clave en un único paquete.
El software basado en la nube también puede ofrecer una alternativa más económica que el alojamiento en las instalaciones. El ahorro de costes puede ser muy significativo: Triple C Hotels & Resorts, un grupo de hoteles boutique con dos propiedades, recortó un 60% su presupuesto de software hotelero cuando cambió a un sistema de gestión de propiedades basado en la nube. Además, el cambio aumentó las reservas directas en un 12% gracias a un sistema integrado que mantenía las tarifas sincronizadas en todos los sistemas y optimizadas según la demanda en tiempo real.
5. Optimizar los gastos de marketing
El marketing es uno de los mayores gastos variables, la mayoría de los cuales se reducen a los costes de adquisición de clientes (CAC). Los hoteleros se esfuerzan por conseguir reservas con el menor CAC posible, lo que a menudo resulta complicado. En primer lugar, hay que conocer el CAC de cada canal. Aprovechar los canales de las OTAs suele producir un CAC más alto que las reservas directas. Sin embargo, las reservas directas, aunque sin comisiones, suelen adquirirse con costes de publicidad mediante anuncios de Google, Facebook o metabúsqueda.
Todos los hoteles deberían diversificar su estrategia de distribución, utilizando tácticas de marketing tanto de entrada como de salida, y también distribuir estratégicamente su inventario en varias OTAs y mercados online. Una buena combinación de listados en OTAs, publicidad en metabuscadores, promociones en redes sociales, campañas de correo electrónico, colaboraciones con empresas locales, etc. es un buen enfoque.
Para optimizar al máximo la inversión en marketing, hay que asegurarse de instalar el píxel de Facebook y el código de análisis adecuado (como Google Analytics) para poder hacer un seguimiento del rendimiento, desde los clics hasta las conversiones. Si se integra correctamente en el sistema de gestión del hotel, se tendrá una visión completa de los esfuerzos realizados y se podrán aprovechar tácticas potentes como las campañas de remarketing y retargeting.
Si se utiliza una agencia de marketing digital para el hotel, se debe revisar periódicamente los informes de participación. Es fácil olvidarse de comprobar las métricas de rendimiento cuando lo hace otra persona.
