10 funciones imprescindibles que debe hacer una herramienta de Planificación Financiera
Para lograr los objetivos de la estrategia comercial de tu hotel, se requiere una planificación financiera precisa; con un control de gastos e ingresos y reportes que garanticen un resultado, ante todo, comprensible.
Un hotel está compuesto por numerosos departamentos operativos, que generan gastos e ingresos, y que a la vez están supervisados por diferentes niveles de gestión, donde cada uno de ellos impactan en el éxito financiero general del hotel.
Para poder llevar a cabo una buena gestión a todos estos niveles departamentales, es muy importante desarrollar un liderazgo financiero sólido para todos los equipos de trabajo: lo que denominamos la planificación de “Bottom to Top”, es decir, donde la gestión y planificación financiera pasa por todos los jefes de departamento hasta el Top Manager o Manager de cada departamento.
Para conseguir una buena Planificación Financiera por departamentos, en tu organización, estas son algunas de las recomendaciones a seguir:
- Asegúrate que cada departamento tenga un presupuesto y un plan de previsión o Forecast de sus gastos e ingresos.
- Supervisa que estos planes se ejecuten, revisen y actualicen consistentemente de acuerdo con los cambios en necesidades o situación comercial.
- Y utiliza una herramienta digital adecuada para esta gestión financiera que permita trabajar a tus equipos simultáneamente en una misma plataforma colaborativa donde la automatización de los procesos asegure la calidad del dato y reportes fáciles de análisis a todos los niveles. Afortunadamente, la era digital actual ha traído avances tecnológicos para hacer el trabajo manual que tanto conlleva la planificación financiera.
Una herramienta eficaz de planificación e informes financieros optimiza los procesos de trabajo, permite ahorrar tiempo y esfuerzo y proporciona un resumen completo de la situación actual del negocio (Cuenta de Resultados, P&L) e información a procesar para capacitar a todos los empleados, jefes de departamentos y Top Managers a maximizar el rendimiento financiero de su hoteles u hoteles.
A continuación, te enumeramos las 10 características que se debes tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de planificación financiera para tu hotel:
- Que utilice el estándar hotelero
Adaptar la planificación financiera con un Plan de Cuentas flexible y específico para la hotelería como, por ejemplo, USALI*, te va a permitir implementar procesos de trabajo más rápidamente, contar con KPIs, ratios preestablecidos, así como, poder planificar con la segmentación de mercado específica de tu hotel. La posibilidad de poder personalizar la planificación según tus necesidades individuales y estructura de departamentos es definitivamente una gran ventaja.
*Hospitality Financial and Technology Professionals (HFTP®) es la entidad profesional que ha adquirido los derechos de autor de USALI. Anteriormente, los derechos de autor pertenecían a la Asociación de Hoteles de la ciudad de Nueva York. Las revisiones de USALI están supervisadas por el Comité de Gestión Financiera (FMC) de la Asociación Americana de Hoteleros (AHLA), de los cuales la mayoría también son miembros de la HTPF. Fairmas utiliza el término USALI para hacer referencia al estándar de la industria hotelera como un ejemplo de entre otros posibles, para la cuenta de resultados P&L específica para empresas en el marco contable.
- Que esté integrada con tus otros sistemas
Es una realidad que los hoteles no funcionan con un solo sistema. En la mayoría de los casos, cada sistema procesa datos que dependen de datos de otros. Tener una herramienta de Planificación Financiera que se comunique con otros sistemas como el PMS, sistema contable (ERP), sistema de gestión de documentos (DMS), Revenue Management System (RVMS) garantiza la precisión y calidad de transferencia de datos adecuada para la planificación y generación de informes.
- Plataforma colaborativa para planificar en equipo
Normalmente, se suelen escribir diferentes versiones del presupuesto y Forecasts mensuales o anuales hasta que se oficializan. Recopilar todos los presupuestos de todos los departamentos para completar las previsiones anuales o mensuales, es una ardua tarea. Además, hay que contar con que es habitual que algunos departamentos se retrasen en la entrega o fallen en la precisión de los datos. Lo recomendable para una buena planificación es contar con una herramienta o plataforma colaborativa que permita a varios usuarios (con respectivos derechos de acceso), crear una planificación simultánea de múltiples cuentas y departamentos de la misma cuenta y centros de costes para múltiples propiedades.
- Supervisión del flujo financiero (Workflow Management)
Trabajar juntos sobre un mismo plan es importante, pero también entregar los datos en los plazos esperados es una buena práctica. Contar con una herramienta de Planificación Financiera que permita al administrador gestionar los flujos de trabajo es una gran ventaja. Controlar procesos que se deben ejecutar como un reloj para evitar retrasos en la planificación y presentación de informes.
- Consolidación automática con informes integrados
Cualquier empresa gestora o propietaria de un hotel o grupo de hoteles necesita una visión general del desarrollo del negocio hotelero. Una herramienta como FairChain de Fairmas proporciona un resumen y comparativo para un modelo de reporte estandarizado del rendimiento de cada uno de los departamentos de un hotel y de varias propiedades (P&L), así como, y los escenarios de planificación de cada uno de ellos y como grupo.
- Planificación multifuncional
Para poder planificar es necesario poder comparar datos de años anteriores que nos sirvan de referencia contando con diferentes variables (tiempo: diario, mensual y annual y por departamento o centro de costes) para varios escenarios de comparación: presupuesto, Forecasts o “Escenarios Worst-Best Case”.
- Ratios de cálculo, automatizados
Un ratio es un cálculo que conecta dos valores o variables, por ej.: el coste de desayuno y habitación vendida. Si aumenta el número de habitaciones vendidas, el coste del desayuno o cesta de la compra también aumentará o decrecerá según se haya estipulado dicho ratio. Automatizando la Planificación Financiera por ratios se ahorran muchas horas y esfuerzo y se evita cometer erros de cálculo.
- Planificación detallada
Hasta el coste más pequeño también es relevante y se debe poder planificar. Una herramienta con funciones de planificación por cálculos para cuentas detalladas sirve de mucha ayuda. Por ej.: un coste fijo anual de una cuenta principal de una línea contable se puede dividir por el año y por distribuirse por las subcuentas.
- Planificación por segmentación
Cada hotel cuenta con su propia segmentación o grupos de segmentos. Una de las grandes ventajas que radica en la planificación de ingresos de habitaciones es el poder planificar por grupos segmentos y con los datos reales contables poder crear una planificación pronosticada basada en datos históricos.
- Planificación por clusters
Una herramienta que permita planificar gastos e ingresos segmentación de mercado pero también organizar diferentes hoteles por Clusters, es un valor añadido. Planificar por Clusters significa poder reportar en grupos de hoteleros de características similares como por ej.: localización, categoría de estrellas, número de habitaciones, etc…)
Si hay alguna característica que todavía no hayas encontrado o que estés buscando, háznoslo saber. En Fairmas desarrollamos nuevas funciones que ponemos en práctica y ofrecemos de forma desinteresada nuestras herramientas para poder reportes diferentes escenarios financieros ahora que en periodo de Coronavirus el futuro es tan incierto. Consulta nuestras condiciones.
Contacto: Fairmas
Carla Richart Ribes, Business Development Manager España
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